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会議では、
情報共有や証跡を残すことを目的として、
議事録をとることも多いのではないでしょうか?

 

議事録を書くことは、
会議で使われた言葉を
覚えることにもなりますから、

 

新人の方が任される仕事の
1つだったりしますね。

 

会議は日常的に行われるものですから、
議事録を早く仕上げることは、
仕事の時間を短縮することに繋がります。

 

私がお勧めするのは、

 

「会話の内容を分類してメモをとる」

 

という方法です。

 

議事録は記載する内容が決まっています。

 

会社によって、
多少の違いはありますが、

 

1. 決定事項
2. 行動(ToDo)
3. 裏付けとなる検討内容

 

といったところかと思います。

 

今回の方法では、
上記に加えて、

 

4. 記載不要
5. 要確認

 

という記入欄を作ります。

 

会議では、会話の内容について、
その場で、1〜4のどこに該当するのか判断した上で、
それぞれの記入欄にメモしていきます。

 

余裕が出てきたら、
会話内容そのままではなく、
簡潔な言葉で表現できるとより良いです。

 

4. 記載不要

 

については、
メモする必要はありません。

 

判断できなかった内容だけを

 

5. 要確認

 

に記入しておきます。

 

この方法をうまく実践できれば、
会議が終わった時点で、

 

1. 決定事項
2. 行動(ToDo)
3. 裏付けとなる検討内容

 

については、
簡潔な言葉で表現できているので、

 

5. 要確認

 

について、

 

1〜4のどこに該当するかを決めて、
記入した上で、
全体的に文言を整えれば、
議事録を完成させることができるため、

 

早く仕上げることができるというわけです。

 

いかがでしたか?

 

この方法を実践するにあたり、

 

「書き洩らしてしまうのが不安。。」

 

という方は、

 

「ICレコーダで録音しておいて、
書き漏れがないことを確認する」

 

ということも試してみてくださいね。
(事前に許可をとることもお忘れなく)

 

ではまた!

 

追伸:

 

私が新人だった頃は、

 

「会議の半分の時間で
議事録を仕上げるように」

 

と指導を受けたこともあります。

 

2時間の会議だったら、
会議終了後1時間以内
ということですね。

 

新人には、
高いハードルでした。。

 

IT人材育成コーチ
望月 祐臣(もちづき まさおみ)