blog

 

今回は、

仕事を早く終わらせるための

ちょっとしたコツを

お伝えしたいと思います。

 

それは、

 

「完了報告メール作成を最初に行う」

 

ことです。

 

「仕事を始めてもいないのに、

完了報告メール?」

 

と思いますよね。

 

どういうことかと言いますと、

 

「完了報告メールを最初に作成することで

成果物と作業内容のイメージが明確になる」

 

ということなんです。

 

完了報告メールというと、

 

例えば、

EXCELなどの表計算ソフトで、

課題管理表を作成する仕事だとしたら、

 

——————————————–
XXさん

課題管理表の作成が完了しました。

■依頼事項
確認したい内容について、
表の1行目にコメントにて、
記載しましたので、
回答をお願いします。

■ファイル格納場所
XXX

■ファイル名
XXX
——————————————–

 

といったものかと思います。

 

このメールが書けるということは、

 

・成果物のファイル格納場所

・成果物のファイル名

・列項目を自分で考える

・確認が必要な点は、コメントで記載

 

という成果物と作業内容のイメージが、

描けているということになります。

 

仕事に時間がかかってしまう

要因の一つとして、

 

「仕事を進めている過程で、

成果物のイメージを決めていくために、

結果的に無駄な作業が発生してしまう」

 

ことが挙げられます。

 

このような状況にならないために、

 

成果物と作業内容のイメージを描いてから、

仕事を始めることで、

 

その成果物を作成するために、

必要な作業だけに専念することができるので、

仕事を早く終わらせることができる

 

というわけです。

 

もちろん、実際に作業をしてみて、

初めて気づくこともありますから、

 

成果物を作った上で、

最初に作成した完了報告メールを

微修正してから送信すれば、

仕事はいったん終わりです。

 

いかがでしたか?

 

とても効果のある方法なので、

ぜひ試してみてくださいね。

 

ではまた!

 

IT人材育成コーチ
望月 祐臣(もちづき まさおみ)