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あなたが経営している会社では、日々仕事の無駄をなくす活動をしていますか?

あなたが経営している会社にとっても、時間は有限ですから、日々仕事の無駄をなくしていくという姿勢は重要になります。

しかし、例えば、工場のラインで働いている方々については、作業をストップウォッチで計測するなどして、時間がかかっている作業を割り出し、無駄をなくすことができますが、営業活動や、管理部門の方々を始めとする事務作業については、このような手法で無駄をなくすことは現実的ではありません。

ということで、この記事では、どんな仕事にも適用できる、仕事の無駄をなくす方法について、お伝えします。

その方法とは、

「作業者が仕事の目的を常に意識する」

というものです!
解説していきますね。

すべての仕事には目的があります。

その目的を常に意識することにより、仕事の目的に沿った作業だけを行うことができ、仕事の無駄をなくすことができます。

また、最も大きく仕事の無駄をなくす方法は、

「その仕事自体をなくしてしまう」

ことです。

そのためには、仕事の目的自体に疑問を持つという姿勢が必要となります。

つまり、例えば、資料を作成する目的が、「社内会議で使用する」ことだった場合、

「そもそも、その社内会議に資料は必要か?」

と疑問を持つことが必要です。

場合によっては、会議の参加者が気になったことをメモするだけで十分であり、資料は不要ということになるかもしれません。
(個人的には、相手が誰であろうと、社内会議の資料については、内容さえ伝わるのであれば、デザインなどに時間をかけた資料は不要だと思っています。お客様や他社向けの資料については、デザインなどに時間をかけることも必要です)

これは、定常業務など既に存在している仕事についても同じことが言えます。

既に存在している、すべての仕事に対して、

「この仕事の目的は何か?」

と常に意識することにより、既に存在している仕事のやり方にとらわれずに、仕事の目的に沿った作業に落とし込み、無駄な作業をなくすことができたり、そもそもの仕事の目的に疑問を持つことにより、その仕事自体をなくすことができます。

この

「作業者が仕事の目的を常に意識する」

という方法を実行するためには、仕事の依頼者の姿勢も重要になります。

具体的には、

・本当に必要な仕事だけ依頼する
・作業者からの提案を聴く姿勢を持つ
・仕事の無駄をなくすことを作業者に強制しない

ことが必要です。

当然ですが、依頼がなければ、その仕事は発生しません。ということで、仕事の依頼者は、仕事の目的を十分に吟味した上で、本当に必要な仕事だけを作業者に依頼する必要があります。

また、仕事を依頼した上で、作業者から、

「○○なので、この仕事はなくしても良いと思います」

といった提案があった場合には、

「いいから、指示された通りにやれ!」

と一喝するのではなく、

作業者の提案に耳を傾け、妥当な提案だと感じたのなら、それを採用するという姿勢が必要になります。

最後に、これは、裁量を与えて仕事を任せる場合に、特に必要となるのですが、仕事の無駄をなくすという姿勢は、仕事の依頼者が強制的に押し付けるものではなく、作業者の自主性に任せる必要があります。

というのも、裁量のある仕事における、仕事の無駄というのは、人によって解釈が違うからです。

依頼者にとって、無駄だと思えること、例えば、昼休み以外の時間で休憩を取っていたとしても、

・新しい発想を生み出すため
・メリハリをつけることで、仕事をしている時間は集中し、結果的に早く仕事を終わらせるため

などの理由で、作業者にとっては、無駄ではないということも多くあります。

このような時間まで仕事の依頼者が強制的に排除してしまっては、作業者は、発想力が失われてしまったり、窮屈さによりストレスを感じてしまったりして、結果的に仕事を効率的に進めることができません。

逆に、仕事の無駄をなくすという姿勢を作業者の自主性に任せることにより、作業者は自分で考える力を身につけることができます。

もし、作業者の方に、「仕事の無駄をなくす」という姿勢がない場合には、仕事の期限を今までより短く設定することにより、そのような姿勢を持つことを促すことができます。

以上が、仕事の依頼者に必要な姿勢になります。

いかがでしたか?

この話をすると、

「雇用すること自体が、会社として社会に貢献する手段の1つなのに、仕事の無駄をなくしたら、リストラしなくてはいけないのではないか」

という声が聞こえてきそうですが、仕事がなくなって空いた時間に対して、他の仕事を任せれば良いのです。

理想的には、

部下の方は、空いた時間で上司の方がやっていた仕事を代わりに行う
⇒上司の方は、やっていた仕事を部下の方に任せることにより空いた時間で、上司の上司の方がやっていた仕事を代わりに行う

というように、権限委譲を繰り返していくことにより、最終的には、経営者のあなたが、

・経営理念、経営ビジョン策定
・中長期計画策定

など、経営者としての仕事に専念できるようにすることが望ましいと思います。

仕事の無駄をなくすという姿勢を、あなたが経営している会社全体に浸透させるのは、なかなか難しいですが、この記事でお伝えした内容を参考に、まずは、特定の部門など、一部分だけでも良いので、適用していってくださいね!

以上、この記事では、「どんな仕事にも適用できる、仕事の無駄をなくす方法」について、お伝えしました。

IT人材育成コーチ
望月 祐臣(もちづき まさおみ)