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あなたが経営している会社でも、部下の方に仕事を任せる際には、同時に期限も決めるかと思います。期限を決めることで、その仕事の成果物が期限に合わせて完成されることが期待でき、後続の仕事を予定通り実行することができます。

また、お客様や他社から依頼された仕事についても、期限が決められています。

そのような期限ですが、実は、期限を決める方だけではなく、期限を与えられる方にとっても、メリットがあるんです。

ということで、この記事では、期限を与えられる方の視点に立ち、期限を意識することで得られるメリットについて、お伝えします。

そのメリットとは、

メリット1:やることの優先順位を決められる
メリット2:期限内に終わらせることができるか判断できる
メリット3:期限に向かって、意識を集中させ、実行を自ら促すことができる
メリット4:気持ちに余裕を持てる

です!
それぞれ解説していきますね。

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メリット1:やることの優先順位を決められる
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やることは、1つではなく、常に複数あるという方も多いかと思います。

その複数のやること、それぞれに対して、期限を意識することで、やることの優先順位を決めることができます。期限の近いものから優先して実行していけば良いのです。

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メリット2:期限内に終わらせることができるか判断できる
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期限を意識することは、期限内に終わらせるための具体的な行動と実際にかかるであろう時間を見積もることでもあります。これにより、もし、期限内に終わらないという判断ができれば、早めに期限を延ばすこともできますし、その期限が他の方に与えられたものであれば、その方に早めに相談することもできます。

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メリット3:期限に向かって、意識を集中させ、実行を自ら促すことができる
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人は、期限を意識していないことに対しては、つい後回しにしてしまいがちです。期限を意識することによって、その期限に向かって、意識を集中させ、実行を自ら促すことができます。

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メリット4:気持ちに余裕を持てる
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期限を意識することは、自分の気持ちを追い詰めると思われがちですが、逆に気持ちに余裕を持つこともできます。

代表的なのが、「やらなくてはいけないけど、緊急度の低いこと」に対して、期限を意識することです。

中には、

「やらなくてはいけないこと」=「すぐにやらなくてはいけないこと」

と考えており、「やらなくてはいけないこと」で頭の中がいっぱいになり、自分の気持ちを追い詰めてしまっている、という方もいらっしゃいます。

ですが、実際には、

「やらなくてはいけないけど、緊急度の低いこと」

については、すぐに行う必要がありません。このようなことに対して、本当にやらなくてはいけない期限を明確にすることにより、時には、「まだやる必要はない」という判断ができ、気持ちに余裕を持つことができるというわけです。

最後に、期限を意識するのは、依頼された仕事などの「やらなくてはいけないこと」に対してだけではありません。

「やりたいこと」、「やるべきこと」という期限が特に決まっていないことに対しても、自分で期限を決め、意識することで、前述のメリットを活かすことができます。
(「やりたいこと」、「やるべきこと」、「やらなくてはいけないこと」の違いについて、詳しく知りたい方は、やりたい、やるべき、やらなくてはいけないの優先順位を読んでくださいね)

自分で期限を決めるときのポイントは、

「意識を集中し続けることができるくらいの近めの期限にする」

ことです。

逆に、あまりにも、遠すぎる期限というのは、意識が集中できず、効果的ではありません。(夏休みの宿題を7月中に始められなかった方が多いのは、遠すぎる期限を意識できていない身近な例と言えます)

もし、例えば、

「5年後までに、○○を実現する」

といった長期的な目標がある場合には、

「3年後までに、○○を実現する」

「1年後までに、○○を実現する」

「半年後までに、○○を実現する」

というように、途中段階での期限も同時に決めておくことが重要です。理想的には、

「今日中に、○○を終わらせる」

というところまで落とし込んで、その期限を毎日守っていくということができると、最も実行を自ら促すことができます。

このような、自分で決める期限については、最初は根拠なく、自分の気持ちで決めてしまって問題ありません。実行してみて、期限に間に合わないということがわかれば、その時点で期限を延ばせば良いのです。期限を意識することで、その期限に向かって、目標達成に繋がる行動をしていくということ自体が重要です。

いかがでしたか?

「やりたいこと」、「やるべきこと」、「やらなくてはいけないこと」のどれに対しても、必要に応じて期限を取り入れることで、うまく実行を促せるようにしてくださいね!

以上、この記事では、「期限を意識することで得られるメリット」について、お伝えしました。

IT人材育成コーチ
望月 祐臣(もちづき まさおみ)