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会社を経営していく上では、部下の方に仕事を任せるという機会も多いかと思います。

しかし、いざ、出てきた仕事の成果物を見てみると、

「イメージしていた成果物と違う」

ということもありませんか?

このような場合、成果物の修正を依頼したり、時間がないときには、その成果物のまま、利用しなくてはいけないという事態になります。

このような事態が起こらないためにも、あなたがイメージする通りの成果物を作ってもらいたいですよね。

ということで、この記事では、あなたが経営している会社で働いている方々向けに、依頼者のイメージ通りに成果物を作れる仕事の進め方について、お伝えします。

その進め方とは、

ステップ1:仕事の説明を受けている時点で、仕事の目的について、仕事の依頼者と認識合わせする
ステップ2:成果物のイメージについて、仕事の依頼者とできるだけ早く認識合わせする

です!
それぞれ解説していきますね。

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ステップ1:仕事の説明を受けている時点で、仕事の目的について、仕事の依頼者と認識合わせする
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まずは、仕事の目的について、仕事の依頼者と認識合わせします。

・誰に対して使用する成果物なのか
・何を伝えるための成果物なのか

を中心に質問すると、仕事の目的を明確にしやすいです。

ここで、認識合わせした目的が、成果物を作っていく上でのすべての指針となります。

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ステップ2:成果物のイメージについて、仕事の依頼者とできるだけ早く認識合わせする
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ステップ1で認識合わせした目的に沿って、成果物のイメージを作ります。

成果物のイメージというのは、例えば、EXCELなどの表であれば、行と列の項目名、プレゼンテーション資料であれば、資料のページ構成と、各ページで伝えたいメッセージなどが該当します。

これらの内容ができた時点で、成果物のイメージに齟齬がないか、仕事の依頼者とできるだけ早く認識合わせします。この時点で、認識合わせを行うのは、

「成果物のイメージの認識合わせ以降の無駄な作業をなくす」

ためです。

もし、この認識合わせを行わず、仕事を進めた場合、例えば、プレゼンテーション資料で、すべてのページを作りこんでから、仕事の依頼者に見せて、不要なページが出てきた場合は、そのページを作るのにかけた時間はすべて無駄ということになってしまいます。

ということで、成果物のイメージに関する認識合わせは、できるだけ早く、成果物の作りこみを始める前に行うというわけです。

認識合わせを早く行うためには、まずは、成果物のイメージを作ることに専念すると良いです。成果物のイメージを作ること自体は、成果物全体を作ることに比べて、それほど時間はかかりません。

この話をすると、

「仕事の説明を受けている時点で、成果物のイメージの認識合わせも行った方が良い」

と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、依頼者として、仕事の目的は明確であっても、成果物のイメージについては、明確ではないということもあります。(成果物のイメージを考えること自体から、作業者にやってもらうことを期待しているとも言えます)

また、仕事の説明を受けている時点で、成果物のイメージまで実際に作るのは、依頼者の時間を余計にとってしまい、2人分の時間という観点で見た場合に、効率的ではありません。

ということで、成果物のイメージの認識合わせを行う時間は、仕事の説明を受ける時間とは別に確保することをお勧めしています。

ただし、成果物のイメージを作る際の無駄な時間をなくすために、成果物の最低限のイメージ(ファイルの形式など)は、仕事の説明を受けている時点で、認識合わせを行う必要があります。(もし、過去の成果物などを例に出して、時間をかけずに、成果物のイメージの認識合わせをできるのであれば、仕事の説明を受けている時点で行っても良いと思います)

このように、仕事の目的に沿った成果物のイメージをできるだけ早く仕事の依頼者と認識合わせすることで、依頼者のイメージ通りの成果物を作ることができるというわけです。

成果物のイメージの認識合わせができてしまえば、後は、成果物の作りこみを行うだけです。もし、作りこみの最中に、疑問点が出てきた場合には、ステップ1で認識合わせした仕事の目的を再度意識することにより、仕事の目的に沿った成果物の作り込みができます。

状況にもよりますが、作りこみの最中の疑問点については、ステップ2で成果物のイメージを認識合わせしていることにより、大きな作業の無駄にはならないので、成果物を作り終わり、仕事の依頼者に確認してもらう時点で、まとめて質問すれば良いと、個人的には思っています。

いかがでしたか?

この記事でお伝えした仕事の進め方を、ご自分の経営している会社に取り入れたいと思った方は、会社で働いている方々に、この内容を広めてくださいね!

以上、この記事では、「依頼者のイメージ通りに成果物を作れる仕事の進め方」について、お伝えしました。

IT人材育成コーチ
望月 祐臣(もちづき まさおみ)