blog

あなたが経営している会社で働いている方々にも、上司の方への進捗報告や、後任者への引き継ぎという場面があるかと思います。

これらが正確に行われないと、上司の方や後任者に、迷惑をかけることになってしまいます。

ということで、この記事では、あなたが経営している会社で働いている方々向けに、進捗報告、引き継ぎが正確にできる仕事の進め方について、お伝えします。

正解は1つではないと思いますが、私がお勧めしているのは、

「できていること、できていないことを明確にしながら、仕事を進める」

という方法です!

私は、このような仕事の進め方について、「田という字の色塗り」を例に出して、お伝えしています。

あなたは、

「田という字を色塗りしてください」

と言われたら、どのように塗りますか?





「とりあえず、全体的に塗っていく」

と思った方は、注意が必要です。

もし、色塗りをしている最中に、

「あと、どれくらいで終わりそうか?」

と聞かれたら、あなたは、どのように答えますか?

全体的に塗っているので、塗った面積がわかりません。ということは、自分がどれくらいのペースで塗れているかがわからず、残りを塗るのにどれくらいかかりそうかを答えることもできません。

これが、「進捗報告が正確にできない仕事の進め方」です。

また、色塗りの途中で、

「色塗りを他の人にやってもらう」

と言われた場合は、どうですか?

全体的にまばらに塗ってあったら、あなたの後任者は、塗れていない部分だけを塗ることはできないので、結局はすべてを塗り直すはめになってしまいます。

これが、「引き継ぎが正確にできない仕事の進め方」です。

このような事態にならないためには、

「田という字の左上のマスから塗っていく」

ことが重要になります。

もし、左上のマスが塗り終わった時点で、

「あと、どれくらいで終わりそうか?」

と聞かれても、

「1マス塗るのに、○○分かかったので、あと3マスは、○○分くらいで塗り終えられると思います」

と答えられます。

また、

「色塗りを他の人にやってもらう」

と言われても、

あなたの後任者は、左上のマスは塗り終わっているということがわかるため、残り3マスに専念することができます。

このように、「田という字の左上のマスから塗っていく」、つまりは、「できていること、できていないことを明確にしながら、仕事を進める」ことにより、正確に進捗報告や引き継ぎを行えるというわけです。

いかがでしたか?

最後に、「できていること、できていないことを明確にしながら、仕事を進める」ことは、一人で仕事を行う場合にも効果があります。「できていないこと」に専念することができ、手戻りなどの無駄な手間を避けることができます。

ということで、あなたが経営している会社で働いている方々はもちろんのこと、経営者のあなたにとっても、役に立つ方法だと思いますので、試してみてくださいね!

以上、この記事では、「進捗報告、引き継ぎが正確にできる仕事の進め方」について、お伝えしました。

IT人材育成コーチ
望月 祐臣(もちづき まさおみ)